Toda empresa, grupo de trabajo, y hasta profesional freelance tiene su propio workflow. Es ideal revisar, definir y agilizarlo para impulsar los resultados positivos de cada objetivo. Para lograrlo, primero debemos entender de qué se trata.
¿Que es un workflow?
Como su nombre lo indica en inglés, el “workflow” es el flujo de trabajo dentro de tu equipo. Este flujo puede ser positivo si sirve para avanzar correctamente con las tareas, o puede ser un flujo de trabajo negativo si el mismo no está funcionando para resolver correctamente las necesidades de tu proyecto.
Las agencias de marketing digital son el gran ejemplo de cómo impacta el workflow en tus resultados. Ya que en el mundo del marketing, puede que ciertos miembros de tu equipo se sientan abrumados con la cantidad de tareas a cumplir, y debas ayudarlos a gestionarse mejor, para mejorar el workflow.
El workflow es, en fin, la capacidad de un trabajo para fluir de una etapa a otra, paso a paso, y cumplir una tarea. Te dejamos un ejemplo.
Ejemplo de workflow
Imaginemos que necesitas sumar nuevo personal a tu equipo de marketing digital, pues desde la necesidad de contratación, hasta la suma de un nuevo miembro al equipo, y su correcta integración, hay un workflow. Si lo organizamos, quedaría así:
Tarea a cumplir: Nueva contratación
Pasos a seguir:
- Detectar la necesidad de cubrir un puesto de trabajo.
- Definir los requisitos y habilidades de marketing que debiera tener el nuevo empleado y redactar una propuesta.
- Publicar esa propuesta o, en su defecto, buscar activamente quién podrá cubrir este puesto.
- Seleccionar potenciales candidatos y ponerse en contacto con ellos.
- Realizar una serie de entrevistas a cada candidato con el objetivo de encontrar nuestra mejor opción.
- Elegir e integrar oficialmente un nuevo miembro del equipo, con todos los pasos legales que esto incluye.
- Realizar un onboarding, esto consiste en:
- Presentar al equipo de marketing digital
- Repasar las normas de trabajo
- Entrenar al nuevo empleado hasta que se adapte y forme parte activa y estable del equipo.
Si tu equipo logra ejecutar estos pasos en tiempo y forma de manera exitosa, habrán tenido un buen workflow.
Las ventajas de un buen workflow.
A la hora de adoptar un flujo de trabajo efectivo, es bueno tener en cuenta todas las ventajas que impulsarán nuestro camino profesional, tales como:
- Un buen workflow reduce gastos, ya que se realizan las tareas de manera más eficaz, en mejor tiempo.
- Transparencia en el equipo. Al definir un flujo de trabajo para las tareas, es sencillo indicar y detectar el avance de las mismas.
- Unificación de los miembros del equipo, ya que cada uno sabe qué se debe hacer, y en muchos casos, esta organización nos deja tiempo para ayudar a agilizar las tareas de otros.
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Tipos de workflows
A continuación, te explicamos los sistemas de flujo de trabajo más comunes.
Productivo
Todos los procesos que pueden automatizarse sin interferencia humana, aunque esta puede usarse si es necesaria. Estos procesos suelen ser repetitivos, complejos y suelen necesitar acceso a información importante.
AD HOC
Este es un proceso cuyos elementos se pueden cambiar o mover de acuerdo con las reglas cuando sea necesario y aprobado por la empresa.
Administrativo
El equilibrio entre el workflow “Productivo” y el “AD HOC”, se refiere a actividades poco estructuradas y repetitivas con baja exigencia en la coordinación de tareas.
Transaccional
Todo tipo de procesos con tareas conjuntas, en diferentes unidades, que brindan al equipo más exactitud.
Colaborativo
En este tipo de procesos, hará falta la unión de más de un equipo de trabajo, siempre siguiendo un objetivo común, y aportando los beneficios de colaborar con distintas habilidades.
Trabaja en tu workflow
Ahora ya sabes que un buen workflow siempre brinda beneficios a tu empresa o equipo de trabajo. En MelonHelp somos fanáticos del trabajo organizado y eficiente, y nos encantaría conocer tu experiencia con distintos flujos de trabajo. Te leeremos en los comentarios.
